Règlement intérieur

Association loi de 1901 enregistrée à la S.P. d’Aix-en-Provence N° W 13100 7940 RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser le mode de fonctionnement de l'association "Salon Patrimoine et Chemins" conformément aux statuts déposés en sous-préfecture d’Aix-en-Provence le 28/09/2012 et enregistrés sous le N° W 13100 7940.

Ce règlement intérieur sera mis en ligne sur le site avec la procédure d’adhésion et les statuts.

Titre 1 : MEMBRES

Article 1 - COMPOSITION

1.1 L'association "Salon Patrimoine et Chemins" est composée de différents membres désignés par l'article 4 des statuts, auxquels sont ajoutés les membres fondateurs, les membres de droit, les membres sympathisants et les membres associés.

1.2 Les membres fondateurs sont : Guy BONVICINI - Christiane DELAVAL - Yves DEROUBAIX - Geneviève GARCIN - Christophe JENTA - Mariette MATHIEU - Olivier PROUST.

1.3 Les membres associés sont des personnes morales, le plus souvent représentées par des associations, ayant souhaité faire partie de l’ association "Salon Patrimoine et Chemins". Le montant de leur cotisation est fixé annuellement par le Conseil d’Administration (CA).

1.4 Les membres d'honneur ne paient pas de cotisation, sauf s'ils en décident autrement. Le titre de membre d’honneur peut être décerné par le CA aux personnes que l’association désire honorer.

1.5 Les membres bienfaiteurs sont membres de droit dans l’association. Le membre bienfaiteur est un membre adhérent qui a versé une somme égale ou supérieure au double du montant de la cotisation proposée annuellement à l’Assemblée Générale (AG) par le (CA).

1.6 Les membres de droit sont des personnes physiques ou morales ayant apporté à l'association une participation définie par l'article 6 des statuts.

1.7 Les membres actifs s'acquittent d'une cotisation annuelle pour une personne ou pour un couple.

1.8 La qualité de membre se perd comme défini par l’article 6 des statuts.

Article 2 - COTISATIONS

2.1 La cotisation est valable depuis la date d’inscription jusqu’à la fin de l’année en cours.

2.2 Une cotisation prise après le 1er octobre de l’année en cours reste valable pour l’année suivante.

2.3 Dès le mois d’octobre de chaque année, il est procédé à un appel de cotisation. Celle-ci devra être réglée au plus tard le 31 décembre de l’année en cours.

2.4 Toute cotisation non réglée au 31 mars de l'année suivant l'année en cours entraîne automatiquement la radiation de la liste des adhérents actifs et une inscription sur la liste des sympathisants pour une durée maximale d'un an.

2.5 Le versement de la cotisation peut être établi par virement bancaire, en numéraire ou par chèque à l'ordre de l'association.

2.6 Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise.

2.7 Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d'année.

2.8 Le montant annuel de la cotisation est proposé par le CA et voté par l’AG.

Article 3 - ADMISSION DES NOUVEAUX MEMBRES

3.1 L'association "Salon Patrimoine et Chemins" peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Les personnes désirant adhérer à l'Association devront remplir un bulletin d'adhésion, présenter une pièce d'identité.

3.2 Pour les mineurs de plus de 16 ans et de moins de 18 ans, ce bulletin est rempli par le représentant légal.

3.3 La demande d'adhésion doit être acceptée par le Président, le bureau, le Conseil d'Administration. A défaut de réponse dans les quinze jours suivant le dépôt du bulletin d'adhésion, la demande est réputée avoir été acceptée.

3.4 En prévision des sorties organisées par l’association, l’adhérent doit être en possession d’une attestation d'assurance individuelle accidents corporels avec rapatriement. L’adhérent est responsable de son de son aptitude physique. Ces impératifs sont rappelés sur la feuille d'émargement signée par chaque au départ des sorties.

3.5 Le programme annuel est consultable sur le site.

Article 4 - PROCÉDURE D’ADMISSION

4.1 Pour adhérer, il faut remplir le bulletin d’adhésion fourni exclusivement par l’association.

4.2 L’Association admet, et cela de façon dérogatoire, la présence occasionnelle d’une personne invitée ou observatrice au sein d’une activité. Sa participation devra répondre aux exigences formulées dans l'article 3 précédent.

4.3 La durée de l’invitation ne devra pas excéder 24 heures. Au-delà, l’adhésion devient obligatoire.

Article 5 - EXCLUSION

5.1 Seule la procédure définie par l'article 6 des statuts de l'Association peut déclencher une procédure d'exclusion.

5.2 L’exclusion doit être prononcée par le C.A.

5.3 L’adhérent peut faire appel de son exclusion et se faire assister par un adhérent de son choix.

5.4 Les membres du C.A. et du bureau ne peuvent assister cet adhérent.

Article 6 - DÉMISSION

Conformément aux statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple, sa démission au président ou au bureau. Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.

Titre 2 : ASSURANCES

Article 7 - OBLIGATIONS RECIPROQUES

L’association est couverte par une assurance responsabilité civile. Chaque adhérent doit vérifier qu’il est bien couvert par une assurance individuelle accidents corporels avec rapatriement.

Toute personne participant aux activités de "Salon Patrimoine et Chemins" devra obligatoirement indiquer les coordonnées précises de la ou les personnes à prévenir en cas d’accident.

Titre 3 : FONCTIONNEMENT

Article 8 - LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

Conformément à l'article 9 des statuts l’association est dirigée par le Conseil d’Administration. Celui-ci est composé de 8 membres maximum élus pour 2 ans, renouvelables par moitié toutes les années. Les membres sont rééligibles. L'élection des membres du Conseil d'Administration se fait à l'occasion de l'Assemblée Générale Annuelle.

Les membres du Conseil d'Administration sont bénévoles et ne reçoivent aucune rémunération pour leurs activités au sein de l'association. Toutefois, un défraiement de certains frais de déplacement pourra être accordé lorsque ceux-ci résultent d'un ordre de mission émanant des membres du Conseil d'Administration réunis lors d'une séance de celui-ci.

Les membres du Conseil d'Administration peuvent communiquer des sujets d'intérêt pour l'Association, recevoir des propositions de membres de l'Association et les transmettre au bureau pour traitement.

Article 9 - LES CHARGES DE MISSION

Le Conseil d'Administration peut, en cas de besoin, coopter comme responsable de projet ou comme personne-ressource un membre volontaire de l'association. Cette nomination de Chargé de Mission se fait après un vote du C.A. Chaque fois que nécessaire, cette personne sera invitée par le Conseil d’Administration. Elle pourra être à l'initiative de sa venue, après acceptation du Bureau.

Article 10 - REUNIONS

Le Conseil d’Administration, comme précisé par l'article 10 des statuts se réunit, si nécessaire avec les chargés de mission qui seront invités à venir participer, tous les mois sauf en juillet et août, ou sur convocation du Président, ou sur la demande du tiers de ses membres. Les convocations individuelles des membres sont à la charge du secrétaire.

La date de tenue et l’ordre du jour sont fixés d’un commun accord par le président et le secrétaire.

Les sujets traités seront : les résolutions prises en Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire, les questions posées par tous les membres et les thèmes se rapportant à la vie et buts de l’association. (conférences, réunions, sorties, règlement intérieur, bibliothèque, achats de livres, matériels, etc.…).

Sa tenue est annulée si le quorum de 5 membres n’est pas atteint. La présence de la moitié plus un des membres du Conseil d’Administration est nécessaire pour la validité des délibérations.
Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.

Tout membre du Conseil d’Administration qui, sans excuse valable, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Article 11 - LE BUREAU

Il est composé de 3 membres dont un président, un trésorier, un secrétaire.
L’élection des membres du bureau se fait à l’issue de l’AG entre membres du CA élus.
La composition du bureau devra être connue au plus tard, un mois après l’Assemblée Générale. La durée du mandat est fixée à deux ans renouvelables.

Le bureau se réunit tous les mois, sauf en juillet et en aout, et chaque fois que nécessaire à l’initiative du président et du secrétaire.

Sa tenue est annulée si le quorum de 3 membres n’est pas atteint.

La date de tenue et l’ordre du jour sont fixés d’un commun accord par le président et le secrétaire. Le bureau a en charge :
- Le fonctionnement global de l’association, la mise en application et le respect des décisions émises par le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale.
- Le bureau présente chaque année au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale, les documents généraux et comptables de l’association.
- Le recueil des adhésions.
- La validation des dépenses et les mouvements d’argent par l’intermédiaire de son trésorier.
- Le traitement des sujets émis.
- La diffusion des informations.
- L'organisation, une fois adoptées en Conseil d’Administration, des différentes activités proposées : conférences, sorties et toutes autres activités délibérées.

Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas d’égalité, la voix du président est prépondérante. Tout membre du bureau qui, sans excuse valable, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Article 12 - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

Rapport :
La rédaction d’un relevé de délibérations et le compte-rendu appartiennent au Président et au Secrétaire. Le compte-rendu est mis à leur disposition conformément aux statuts de l'association, l'Assemblée Générale Ordinaire se réunit une fois par an en janvier sur convocation du bureau ou du Conseil d'Administration.

Convocation :
Le secrétaire de l’association procédera aux convocations et à la diffusion de l’ordre du jour. Les membres sont convoqués suivant la procédure : courrier simple, courrier électronique ou par l’intermédiaire des médias quinze jours au minimum avant la tenue de l'Assemblée Générale.

Déroulement :
Le déroulement de l'Assemblée s’effectue par rapport à un ordre du jour établi à l’avance en réunion préalable du Conseil d’Administration.

Vote des résolutions :
Le vote des résolutions s'effectue à main levée à la majorité des voix; il est géré par le secrétaire de séance. Tout autre mode de scrutin peut être utilisé à condition qu’il soit proposé en début de séance.

Seuls les membres à jour de leur cotisation de l'année en cours à la date de la convocation de l'Assemblée Générale, sont autorisés à participer aux votes.

Les votes par procuration sont autorisés et valables si les procurations sont déposées en début de séance auprès du secrétaire. Chaque membre présent ne peut détenir plus de 2 procurations.

Rapport :
La rédaction d’un relevé de délibérations et le compte-rendu appartiennent au Président et au Secrétaire.
Le compte-rendu est mis à leur disposition sur le site Internet de l’association ou par écrit sur simple demande.

Article 13 - ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

Conformément aux statuts de l’Association, une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée en cas de modification essentielle des statuts, situation financière difficile ou à la demande écrite d'au moins un tiers des membres.

Les conditions de convocation, de validation, de déroulement, de vote des résolutions et de rapport d'une Assemblée Générale Extraordinaire sont précisés à l'article 12, pour le déroulement de l'Assemblée Générale.

Titre 4 : DISPOSITIONS DIVERSES

Article 14 - MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le Règlement Intérieur est établi par le Conseil d’Administration conformément aux statuts.

Il peut être modifié par le Conseil d'Administration, sur proposition du bureau, ou à la demande d’un tiers des membres du Conseil d’Administration, ou au cours d’une Assemblée Générale, conformément aux articles 9, 10 et 11 du présent règlement.

Le nouveau Règlement Intérieur sera mis en ligne sur le site de l’association ou adressé à chacun des membres de l'association, sur sa demande, par lettre simple ou par courrier électronique. Il sera avalisé par la prochaine Assemblée Générale.

Article 15 - ORGANISATIONS DES SORTIES ET AUTRES ÉVÉNEMENTS

L'organisation et le déroulement des conférences et sorties sont précisés par une procédure spécifique.

Article 16 - CONVENTION DE PARTENARIAT AVEC LA COMMUNE

La convention de mise à disposition précaire et révocable signée avec la commune en date du 2 juin 2016 ainsi que ses avenants éventuels feront partie intégrante de ce règlement intérieur et seront annexés à celui-ci.

Article 17 - IMPACT DU RÈGLEMENT ET MISE À DISPOSITION

- Le règlement intérieur précise et complète les statuts. En aucun cas il ne s'y substitue.
- Il ne peut comporter de disposition en contradiction avec les statuts.
- Un exemplaire à jour sera remis à l’intéressé sur sa demande au premier paiement de la cotisation, justifiant de l’adhésion à l’association.
- Le règlement intérieur sera, comme les statuts, mis en ligne sur le site.

Le présent règlement créé le 02 décembre 2014 et approuvé en CA le 11 décembre 2014 a été modifié et approuvé en CA le 09 décembre 2022.

Les membres du CA présents : Yves Deroubaix, Myriam Mayol, Gérard Michaud-Grosbenoit, Alain Moutet, Jean Michel Eymin, Patrick Debacq.

Fait à Salon-de-Provence, le 18 décembre 2022